RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT (SIAS) PADA SAMSAT KOTA JAMBI

Abstrak

Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap atau Samsat adalah instansi pemerintah yang bertanggung jawab terhadap pelayanan pengelolaan kendaraan dan dokumentasi terkait lainnya. Dalam menjalankan tugasnya Samsat tentunya mengeluarkan dan menerima berbagai surat menyurat yang memerlukan pengelolaan dan penyimpanan yang baik. Namun, berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada Samasat Kota Jambi pengelolaan dan penyimpanan surat masih menggunakan sistem manual, pencatatan surat masuk dan keluar masih menggunakan buku agenda, begitupun dengan penyimpanan surat masih disimpan dan dikumpulkan pada lemari arsip sehingga ketika mencari surat yang diinginkan memerlukan waktu yang lama. Tujuan dari penelitian ini untuk merancang sistem informasi arsip surat yang efektif dan efisien pada Samsat Kota Jambi sehingga dapat meningkatkan efektivitas dalam menjaga keamanan dan pengelolaan arsip surat. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah SDLC dengan model Waterfall. Pengembangan sistem ini menggunakan PHP dan MYSQL sebagai database. Pengujian sistem menggunakan metode User Accaptence Test (UAT). Hasil dari penelitian ini adalah Sistem Arsip Surat (SIAS) sistem ini terbukti memiliki kukuatan 97,4% yang artinya bahwa sistem ini telah memenuhi kebutuhan para pengguna.

The One-Stop Single Administration System or Samsat is a government agency responsible for vehicle management services and other related documentation. In carrying out its duties, Samsat certainly issues and receives various correspondence that requires good management and storage. However, based on the results of observations and interviews at the Jambi City Samsat, the management and storage of letters still use a manual system, recording incoming and outgoing letters still uses an agenda book, as well as storing letters still stored and collected in file cabinets so that when looking for the desired letter it takes a long time. The purpose of this study was to design an effective and efficient letter archive information system at Samsat Jambi City so that it can increase effectiveness in maintaining security and managing letter archives. The system development method used is SDLC with the Waterfall model. This system development uses PHP and MYSQL as a database. System testing uses the User Accaptence Test (UAT) method. The result of this research is the Mail Archive System (SIAS) this system is proven to have a 97.4% strength which means that this system has met the needs of users.