RANCANG BANGUN SISTEM PEMESANAN ONLINE PADA USAHA PERCETAKAN MENGGUNAKAN CHATBOT WHATSAPP DAN INVENTORI TERINTEGRASI: PENDEKATAN PIECES

Abstrak

Printing businesses in Indonesia generally still use manual systems in managing orders and inventory, causing various operational problems such as recording errors, stock inaccuracy, and slow response times. This research aims to design and build an online ordering system based on WhatsApp chatbot integrated with inventory system to improve operational efficiency of printing businesses. The research methodology uses Rapid Application Development (RAD) with system evaluation based on the PIECES framework (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). The system was developed using HTML5, CSS3, JavaScript, PHP, MySQL technologies, and WhatsApp Business API. The research was conducted at Digital Print Center Medan during April-September 2025. The results showed significant improvements in all PIECES aspects: response time reduced dramatically from 30-60 minutes to 2-5 seconds, daily order processing capacity increased from 8-12 to 25-35 orders, stock data accuracy improved from 70% to 98%, ROI reached 180% in the first month, and customer satisfaction increased from 3.2 to 4.7 on a scale of 5. The system successfully automated most operational processes that were previously done manually, proving that WhatsApp chatbot implementation can effectively transform printing SME operations and support digitalization of the SME sector in Indonesia.

Usaha percetakan di Indonesia umumnya masih menggunakan sistem manual dalam pengelolaan pemesanan dan inventori, yang menyebabkan berbagai permasalahan operasional seperti kesalahan pencatatan, ketidakakuratan stok, dan waktu respons yang lambat. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem pemesanan online berbasis chatbot WhatsApp yang terintegrasi dengan sistem inventori untuk meningkatkan efisiensi operasional usaha percetakan. Metodologi penelitian menggunakan Rapid Application Development (RAD) dengan evaluasi sistem berdasarkan framework PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Sistem dikembangkan menggunakan teknologi HTML5, CSS3, JavaScript, PHP, MySQL, dan WhatsApp Business API. Penelitian dilaksanakan di Digital Print Center Medan selama periode April-September 2025. Hasil penelitian menunjukkan peningkatan signifikan pada seluruh aspek PIECES: waktu respons berkurang drastis dari 30-60 menit menjadi 2-5 detik, kapasitas pemrosesan pesanan harian meningkat dari 8-12 menjadi 25-35 pesanan, akurasi data stok meningkat dari 70% menjadi 98%, ROI mencapai 180% dalam bulan pertama, dan tingkat kepuasan pelanggan naik dari 3,2 menjadi 4,7 dari skala 5. Sistem berhasil mengotomatisasi sebagian besar proses operasional yang sebelumnya dilakukan manual, membuktikan bahwa implementasi chatbot WhatsApp dapat mentransformasi operasional UMKM percetakan secara efektif dan mendukung digitalisasi sektor UMKM di Indonesia.