RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN DAN PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB PADA DINAS KEHUTANAN PROVINSI JAMBI

Abstrak

Dinas Kehutanan Provinsi Jambi merupakan instansi pemerintahan yang bertanggung jawab atas pengelolaan, konservasi, dan pelestarian hutan serta sumber daya alam lainnya. Dalam menjalankan tugasnya, instansi ini membutuhkan sistem pencatatan dan pengarsipan surat yang efektif dan efisien. Saat ini, proses pencatatan dan pengarsipan surat masih dilakukan secara manual, sehingga sering terjadi kendala dalam pencarian, penyimpanan, serta distribusi surat. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun aplikasi pencatatan dan pengarsipan surat berbasis web guna meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan surat. Aplikasi ini dikembangkan menggunakan metode Waterfall yang mencakup tahapan analisis kebutuhan, desain sistem, pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL serta menerapkan pemodelan sistem dengan Unified Modeling Language (UML) yang meliputi use case diagram, activity diagram, dan class diagram. Pengujian sistem dilakukan dengan metode Black Box untuk memastikan bahwa semua fitur berjalan sesuai dengan spesifikasi yang telah dirancang. Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi pencatatan dan pengarsipan surat yang mampu mencatat, mencari, mengarsipkan, dan mencetak surat dengan lebih efisien, serta mempercepat proses administrasi surat di Dinas Kehutanan Provinsi Jambi secara lebih akurat, tertata, dan terorganisir dengan baik.

The Forestry Office of Jambi Province is a government agency responsible for managing, conserving, and preserving forests and other natural resources. In carrying out its duties, this agency requires an efficient and effective letter recording and archiving system. Currently, the process of recording and archiving letters is still done manually, leading to difficulties in searching, storing, and distributing letters. Therefore, this study aims to design and develop a web-based letter recording and archiving application to improve efficiency and accuracy in letter management. This application was developed using the Waterfall method, which includes requirements analysis, system design, coding, testing, and maintenance phases. The system was built using PHP programming language and MySQL database while applying system modeling with Unified Modeling Language (UML), including use case diagrams, activity diagrams, and class diagrams. The system was tested using the Black Box method to ensure that all features function according to the designed specifications. The results of this study are a letter recording and archiving application that is able to record, search, archive, and print letters more efficiently, as well as speed up the letter administration process at the Jambi Provincial Forestry Service more accurately, orderly, and well- organized.